در مقاله‌ای که پیش از این ارائه دادیم هوش تجاری (قسمت اول) را به تفضیل توضیح و بررسی کردیم حال در این بلاگ قصد داریم به معرفی و بررسی تعدادی مزایا و معایب آن بپردازیم.

آسان‌تر شدن فرآیند تصمیم گیری

با در دسترس بودن داده‌ها و اطلاعات آماری از وضعیت شرکت یا سازمان خود، می‌توانید ، تصمیمات هوشمندانه‌ای برای آن بگیرید.

 به عنوان مثال با تحلیل داده‌های به دست آمده از هوش تجاری، پاسخ به سوالاتی مانند: بهتر است با چه اشخاص و شرکت‌هایی همکاری کنید؟ چه عواملی باعث زیان شما می‌شود؟ و چه چیزی سودآوری بیشتری دارد؟ و .. بسیار آسان‌تر می‌شود.

بنابراین توجه به گزارش‌های سیستم BI و تصمیم‌گیری بر اساس آنها، می‌تواند باعث موفقیت یک کسب و کار شود.

افزایش بهره‌وری

همان طور که اشاره شد، هوش تجاری عوامل موثر در سود و زیان را در یک کسب و کار معرفی می‌کند. با شناسایی و حذف و یا اصلاح عوامل زیان‌آور، می‌توان از ضرر بیشتر و در نهایت ورشکستگی کسب و کار جلوگیری کرد و یک روند سودآور را در پیش گرفت.

کاهش هزینه

سیستم هوش تجاری می‌تواند هزینه‌های اضافی سازمان‌ها را که صرف نیروی انسانی جهت جمع‌آوری، آنالیز و دسته بندی اطلاعات می‌شود، کاهش داده و موجب می‌شود کار با دقت و سرعت بالا انجام شود.

گزارش دهی مداوم و منظم

مدیر یک سازمان یا شرکت، برای مدیریت مطلوب و کارآمد، نیازمند گزارش دهی منظم همه بخش‌ها است. انجام این فرآیند به صورت دستی، کاری دشوار، زمان‌بر و هزینه‌بر است. سیستم هوش تجاری این امکان را فراهم می‌کند که گزارشات هر بخش به صورت مستمر، جامع و کامل، به مدیر سازمان ارائه شود و او هر زمان که بخواهد آن‌ها را به صورت جداگانه بررسی کند.

رقابت سالم

وقتی بدانید قرار است دقیقا چه کاری انجام دهید، رقابت با دیگران، جالب و هیجان انگیز خواهد بود.

رقابت زمانی به پیشرفت کسب و کار شما کمک می‌کند که آمار دقیقی از سود و زیان، پیش‌بینی راجع به آینده، میزان فروش و… و به طور کلی آگاهی نسبتا کاملی از شرایط کسب و کار خود داشته باشید.

معایب سیستم هوش تجاری چیست؟

هرچند هوش تجاری مزایای زیادی دارد، اما باید توجه داشته باشید که عواملی هم وجود دارد که برخی پروژه‌های مبتنی بر هوش تجاری را با شکست روبه‌رو می‌کند. در ادامه برخی از این معایب را معرفی می‌کنیم.

ارائه اطلاعات نادرست

مسئله بسیار مهم در هوش تجاری هر سازمان این است که، بستگی کامل به اطلاعاتی دارد که به آن داده می‌شود. بنابراین در صورتی که اطلاعات درست و کامل به سیستم BI ارائه نشود، همه محاسبات با نقص و اشتباه روبرو می‌شوند. در نتیجه اگر از این سیستم استفاده می‌کنید، برای جلوگیری از ایجاد مشکل و خطا، باید سعی کنید اطلاعات درست و دقیق را فراهم آورده و در اختیار BI قرار دهید.

خطا و اشتباه در نصب و پیاده سازی سیستم BI

سیستم هوش تجاری مجموعه‌ای از نرم افزارها و پلتفرم‌ها است که هر کدام به شیوه‌ای خاص باید راه‌اندازی و پیاده‌سازی شود. اگر در هر کدام از مراحل پیاده سازی این سیستم، خطایی رخ دهد، نتایج گزارشات اشتباه خواهد بود. بنابراین این کار بایستی توسط متخصصین اجرا شود تا از صحت تمامی مراحل نصب، اطمینان حاصل شود.

دنبال نکردن اهداف سازمانی

سیستم BI اهدافی را دنبال می‌کند که برای آن تعریف و تعیین شده باشد. اگر مدیران و کارکنان سازمان، اهداف تعیین شده را نادیده بگیرند، سیستم هوش تجاری درست عمل نخواهد کرد و بنابراین فایده چندانی برای سازمان نخواهد داشت.

عدم وجود برنامه دقیق و حساب شده در سازمان

قرار است با سیستم هوش تجاری، اهداف سازمان با جدیت دنبال شوند. بنابراین یک برنامه‌ریزی دقیق و حساب شده از ملزومات پروژه‌های مبتنی بر هوش تجاری است.

عدم وجود متخصصین و کارشناسان سیستم BI

از آنجا که سیستم هوش تجاری به مرور زمان نیازمند به روز رسانی است و روش‌های جدیدی ارائه می‌دهد، کارکنان سازمان بایستی تخصص و آموزش لازم را در این زمینه دیده باشند . در غیر این صورت، نتیجه‌ سودمندی حاصل نخواهد شد.

انواع پارامترهای هوش تجاری

برای پیاده سازی و راه اندازی سیستم هوش تجاری، دو پارامتر مهم وجود دارد که در ادامه آن‌ها را بررسی خواهیم کرد.

بعد فنی:

بعد فنی، اولین و مهم‌ترین بخش هوش تجاری است که به ساخت انبار داده و عملیات مربوط به انتقال داده، ابزارهای داشبورد ساز و مکعب‌های اطلاعاتی می‌پردازد. این بخش شامل ۳ مرحله شناخت و تحلیل کسب و کار، طراحی انبار داده و تهیه گزارش است.

بعد غیرفنی:

بخش غیرفنی یا فرهنگی هوش تجاری، مربوط به طرز تفکر و نحوه استفاده است. موفقیت در این بخش به تغییرپذیری مستمر و انعطاف سازمانی نیاز دارد. در این بخش، تصمیم‌گیری‌ها بر اساس داده‌ها و اطلاعات موجود‌ صورت می‌گیرد.

و در انتها

هوش تجاری یا BI به معنی استفاده کارآمد و موثر از نرم افزار برای انتقال داده‌ها و تبدیل آن‌ها به اطلاعات عملی است. بنابراین به خودی خود عیب خاصی بر آن وارد نیست اما بایستی این سیستم به درستی پیاده‌سازی و کنترل شود تا بتوان بر مبنای اطلاعات آن تصمیمات جدی اتخاذ کرد.

 اطلاعات دریافتی از یک سیستم BI درست، منجر به تدوین استراتژی‌های مناسب برای موفقیت کسب و کار و در نهایت تصمیمات راهبردی خواهد شد. همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، BI برای کسب و کارها مانند یک مشاور عمل کرده و با ارائه راهکارهای ارزشمند و موثر، باعث می‌شود سود مجموعه به بالاترین حد ممکن برسد.